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Martes, 23 Septiembre 2014 19:15

15 Herramientas Tecnológicas Útiles para Abogados

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La nube ya no es más una herramienta nueva o una idea confusa. Los abogados están adoptando masivamente tecnologías de la información para aumentar el rendimiento y la eficiencia en sus bufetes o consultorios. La siguiente es una lista de los servicios en línea o programas informáticos esenciales para todo abogado que quiera de una vez por todas sumergirse en el mundo de la tecnología aplicada a su trabajo. 

Servicios en línea

Dropbox es un servicio que permite sincronizar múltiples archivos entre todo tipo de equipos electrónicos incluyendo ordenadores de escritorio, portátiles y dispositivos móviles como tabletas y celulares. Utilizar este servicio es sumamente sencillo. Únicamente debes instalar el programa en los dispositivos que gustes. En un dispositivo arrastra todos los archivos que quieras sincronizar a la carpeta de Dropbox y estos se sincronizan automáticamente en todos los demás. 

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Evernote es un completo sistema para tomar notas y un excelente organizador digital. Como Dropbox, Evernote trabaja en todo tipo de dispositivos desde móviles hasta ordenadores de escritorio. Los plugins de Evernote para navegadores te permitirán archivar sitios web que necesitarás fácilmente. La aplicación para móviles es muy útil para abogados muy ocupados. Permite capturar archivos de audio y tomar fotografías (muy útil para gastos y facturas). Cuando regreses a tu oficina todo lo almacenado en el móvil lo verás en tu ordenador principal. 

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MyFax, Efax o HelloFax son servicios en línea que permite enviar y recibir faxes, firmar documentos, llenar formularios, eliminando la necesidad de un aparato adicional para esta función. Y todo desde tu ordenador. Permite firmar documentos sin necesidad de imprimir y volver a escanear. Se integra a la perfección con Dropbox. Combinado con un escáner Fujitsu Scansnap te podrás ahorrar enormes cantidades de papel, espacio, trabajo y tiempo. 

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Skype es las navaja suiza de la comunicación barata. Te sorprenderás de la calidad de las llamadas. Sin costo alguno podrás llamar, enviar mensajes instantáneos, hacer videoconferencias y compartir el escritorio de tu PC con otros usuarios. Si deseas adquirir una suscripción podrás llamar a cualquier número fijo y tendrás tu propio número Skype para recibir llamadas. 

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Rocket Matter es un reconocido servicio en línea diseñado específicamente para abogados. Le permite a cada abogado de un bufete o de un consultorio hacer seguimiento de los casos, tiempo de facturación y facturar clientes en línea. Además ofrece excelentes herramientas para gestión de clientes y casos, manejo de tareas pendientes, calendario, mensajes telefónicos y otro tipo de necesidades de lo bufetes. Se integra a la perfección con Google Calendar, Evernote, Dropbox y otros muchos servicios. 

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GoToMeeting es una herramienta de comunicación que facilita la celebración de reuniones con clientes. Este servicio ha venido siendo usado por años para reuniones que necesiten la discusión e intercambio de documentos. La versión de pago permite la grabación de los eventos. 

Software

Programas de presentación con diapositivas: programas como PowerPoint o Keynote son esenciales para el día a día en explicación de casos a clientes o en salas de juicio. Sumado a las funcionalidades que ya son muy conocidas, las nuevas versiones de PowerPoint permite insertar videos lo que facilita mucho la presentación de las mismas. 

1Password es una excelente alternativa para proteger las contraseñas. La mejor forma de evitar que hackers puedan tener acceso a todos tus servicios en línea es utilizando contraseñas diferentes para cada uno. Esto puede resultar un poco tedioso pero con 1Password podrás organizar y a la vez proteger las contraseñas de todos los servicios que uses. Existen otros servicios como Roboform y LastPass que cumplen con la misma función. Si no aprendes a usar una de estas herramientas, luego no te lamentes cuando un hacker tenga acceso a toda tu información por usar la misma contraseña en todos los sitios. 

CrashPlan es un gran servicio de respaldo que ofrece salvar, de forma muy sencilla, información personal y de negocios. Incluso ofrece un servicio para empresas para almacenar la información de forma segura. Recibirás mensualmente una reporte de estado de tus respaldos. 

BoxCryptor es un sistema de encriptación de datos que complemente a Dropbox en labores de seguridad. Si tu gran preocupación es la seguridad de los datos que subes a la nube esta es una gran opción. Su funcionamiento es sencillo. Únicamente debes transferir aquellos archivos a los que quieras darle protección adicional a una carpeta especial creada en Dropbox para tal fin. 

ActiveWords es una herramienta para Windows (TextExpander para Mac) que convierte palabras en acciones. Digite o selecciones cualquier palabra en cualquier contexto o momento y serás directamente conectado con servicios que previamente has definido. Por ejemplo, la palabra "clima" gatilla el inicio del navegador mostrando la página del clima local. Puedes sustituir texto (auto-corrección),  abrir programas, archivos y carpetas, navegar en internet, enviar un correo entre muchas otras opciones. Al inicio puede costar acostumbrarse pero con el tiempo notarás como te ahorra mucho tiempo en las labores diarias. 

Dragon NaturallySpeaking le permite interactuar con su equipo usando su voz. Dicte documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos, busque en Internet y mucho más con solo hablar. Este software desata nuevos niveles de productividad permitiéndole interactuar con su equipo mediante la voz en casa, en el colegio o en el trabajo,

Si consideras que alguna aplicación o servicio en línea ha quedado por fuera, no dudes en compartirlo en los comentarios. 

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